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Mailbox in Outlook automatisch archivieren

Im folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie ältere Elemente Ihres Postfachs automatisch archivieren lassen können, um so mehr Speicher freizugeben. Die Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook 2016, kann jedoch auch auf ältere Versionen analog angewendet werden. Die entsprechenden Menues oder Pfade dürften hierbei nur geringfügig abweichen.

Die AutoArchivierung erlaubt hierbei, ältere, aber noch aufzubewahrende Elemente aus dem Postfach zu entfernen, um einerseits Platz zu schaffen und andererseits ggf. die Übersicht wiederzuerlangen. Auf die archivierten Elemente können Sie hierbei jederzeit wieder zugreifen.

Unter 'Datei' » 'Optionen' » 'Erweitert' » 'Einstellungen für AutoArchivierung' können sie das Verhalten der AutoArchivierung steuern. Diese bezieht sich nicht nur auf alte E-Mails, sondern auch auf andere Elemente, wie z.B. Termine, Besprechungsanfragen, etc. aus.

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Erklärung

1. Hiermit wird die AutoArchivierung aktiviert sowie definiert, in welchen Intervallen diese ausgeführt werden soll.
2. Geben Sie an, ob die AutoArchivierung jeweils vor der Ausführung bestätigt werden soll.
3. Geben Sie an, ob abgelaufene Elemente gelöscht oder beibehalten werden sollen.
4. Aktivieren Sie die Option, um die weiteren Einstellungen zu aktivieren und um von den Standardwerten abweichende Angaben für Alter der Elemente, Archivort, etc. festzulegen.
5. Hiermit zeigen Sie den Archivordner nach der Ausführung gleich in Ihrer Ordnerliste in Outlook an.
6. Geben Sie das Alter der Elemente an, ab welchem diese archiviert werden sollen.
7. Geben Sie an, ob die Elemente archiviert oder gelöscht werden sollen, sowie bei Bedarf einen abweichenden Speicherort.
8. Wenden Sie die obigen Einstellungen auf alle Ordner in Outlook an.

Weiterführende Details zu den obigen Einstellungen, wie z.B. Standardwerte, Elemente, etc., finden Sie unter der Microsoft Support Seite

Hinweis:
In manchen Fällen oder bei älteren Outlook-Versionen werden die Einstellungen hier nur für die Standard-Ordner Ihres Postfachs übernommen. Wenn Sie eigene Ordner erstellt haben, müssen Sie die AutoArchivierung via Rechtsklick und 'Eigenschaften' für jeden Ordner überprüfen und ggf. die Standardarchivierung aktivieren.

Extras

Nebst den globalen Einstellungen können Sie die AutoArchivierung auch für einzelne Ordner wie z.B. dem Posteingang konfigurieren, diese haben hierbei Vorrang gegenüber den Einstellungen unter 'Optionen' und wirken sich zudem nur auf E-Mail-Elemente aus.

Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den zu konfigurierenden Ordner und wählen Sie "Eigenschaften". Im Folgefenster wählen Sie den Reiter "AutoArchivierung" und aktivieren die Option "Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden". Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen vor, diese werden bei der nächsten AutoArchivierung berücksichtigt.

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Einmalige Ausführung

Um die AutoArchivierung einmalig und unmittelbar auszuführen, rufen Sie das Fenster "Archivieren" unter 'Datei' » 'Tools' » 'Alte Elemente bereinigen' auf:

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Hierbei können Sie wählen, ob die AutoArchivierung gemäss all Ihren Einstellungen oder individuell vorgenommen werden soll. Im letzteren Fall legen Sie unten die zu verwendenden Optionen fest.

Zugriff auf archivierte Daten

Sie können sich beliebige Archive in Ihrem Outlook anzeigen lassen. Diese verhalten sich hierbei wie gewöhnliche Ordner oder Postfächer.

Unter 'Datei' » 'Öffnen und Exportieren' » 'Outlook-Datendatei öffnen' wählen Sie Ihr gewünschtes Archiv aus, dieses wird anschliessend in der Ordnerliste angezeigt.
Um das Archiv wieder auszublenden, klicken Sie mit Rechts auf das Archiv und wählen 'Archiv schliessen':

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Archivierte Elemente wiederherstellen

Einmal archivierte Elemente lassen sich auch wieder an ihren Ursprungsort wiederherstellen. Da es sich bei den Archiven um gewöhnliche .pst-Dateien handelt, können Sie diese in das gewünschte Postfach importieren. Folgen Sie hierzu der Anleitung unter Mail-Nachrichten manuell migrieren, ab Punkt 3 ('Import der Nachrichten') und verwenden Sie Ihre Archivdatei als Datendatei.
Beachten Sie, dass die AutoArchivierung die Elemente mehrerer archivierter Postfächer in ein einzelnes Archiv zusammenführt, ggf. müssen Sie bei der Wiederherstellung entscheiden, in welches Postfach diese wiederhergestellt werden sollen.

Zu beachten

Die AutoArchivierung greift nicht unbedingt auf alle erwarteten Elemente.
Beispielsweise werden Elemente nicht berücksichtigt, wenn für diese die Option "Keine Archivierung dieses Elements" aktiviert ist. Diese Option findet sich unter 'Datei' » 'Eigenschaften' nachdem Sie das Element geöffnet haben.

Auch hängt es davon ab, um welche Art Element es sich handelt, da diese standardmässig unterschiedliche Kriterien haben, anhand welcher die Archivierung durchgeführt wird oder nicht.

Das Hauptkriterium ist das Datum. Dieses richtet sich z.B. bei Nachrichten nicht nach dem Empfangsdatum, sondern nach dem letzten Änderungsdatum. Dieses wird ersichtlich, wenn Sie die Spaltenauswahl für die Ansicht anpassen und die Spalte "Geändert" hinzufügen. Das Änderungsdatum wird beeinflusst durch z.B. das Lesen, Beantworten, Weiterleiten, Bearbeiten, Importieren, etc. von Nachrichten.

Auch wird eine bereits volle Mailbox die AutoArchivierung verhindern und wahrscheinlich mit einem Fehler enden. Löschen Sie hierzu vorgängig Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen und starten Sie anschliessend die AutoArchivierung erneut.

Beachten Sie auch, dass die AutoArchivierung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, je nach Grösse Ihres Postfachs und der Anzahl der zu archivierenden Elemente.